Tietosuojaseloste

Vuolle Setlementin tietosuojaseloste

Tämä on Vuolle Setlementti ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22, 30 ja 34 artikla) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 22.3.2022.

1. Rekisterinpitäjä

Vuolle Setlementti ry
Pikku-Iikan katu 6
90120 Oulu
vuolle@vuolleoulu.fi

Henkilötietojen käsittelijä: Vuolle Setlementti ry:n (Y-tunnus 0195032-3) eri toimialueet.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt

Tietosuojavastaava Mika Pekkala, mika.pekkala@vuolleoulu.fi

3. Rekisterin nimi

Vuolle Setlementti ry:n (Vuolteen opiston ja hyvinvointipalveluiden) asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Vuolteen asiakkaan ja Vuolteen välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Asiakassuhteen, opiskelijoiden asiakaspalvelun sekä vuorovaikutuksen ja niihin liittyvän viestinnän hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
• Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi, opintorekistereiden ylläpito sekä muut Vuolteen toiminnan ylläpitämisen ja kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
• Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 tarkemmin kuvattuna tarkemmin tietojen profilointitarkoitukset.

5. Tietosisältö

• Oppilastietoina on tallennettuna henkilön nimi, sukupuoli, henkilötunnus (tai oppijanumero, mikäli ei henkilötunnusta), osoite, kotimaa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, kotikunta, kansalaisuus, Suomeen muuttopäivä, valokuva, koulutustausta, opiskelijan opiskelusuunnitelma, kurssivalinnat ja -suoritukset, koe- ja kurssiarvosanat, poissa- ja läsnäolomerkinnät, allergiat ja ruokavaliot, opiskeluaika, opiskelijakohtainen muistio sekä huoltaja- tai edustajatiedot.
• Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, kulloinkin voimassa olevan asiakkuuden voimassaoloaika, sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa.
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot esim. asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot.
• Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.
• Tietoa henkilöistä, jotka ovat palvelleet rekisteröityä. Ammattihenkilöitä, palveluita, toimintayksiköitä ja muita seikkoja koskevia muita toivomuksia tai muistiinpanoja.
• Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
• Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
• Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
• Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

Tiedot poistetaan Vuolteen henkilötietojärjestelmistä, kun käyttötarkoitus tai lainvelvoittama säilytysaika päättyy tai asiakas/käyttäjä haluaa ne poistettavan eikä sille ole lainmukaista estettä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjiltä, opiskelijatietoja voidaan täydentää myös opetushenkilöstön toimesta ja viranomaisilta saatavan tiedon vuoksi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

10. Profilointi

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Vuolle voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profilointi ei tarkoita henkilötietojen vertailua tai henkilökohtaisten tietojen luovuttamista vaan tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tämä voi tarkoittaa asiakassuhteen katkeamista. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

12. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Vuolteeseen.

• Sähköpostitse: vuolle@vuolleoulu.fi
• Postitse tai tulemalla osoitteeseen: Pikku-Iikan katu 2, 90120 OULU.
• Vuolle Setlementti ry voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Vuolteen Kansalaisopiston tietosuojaseloste

Päivitetty 22.3.2022

1. Rekisterin nimi

Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi).

2. Rekisterin pitäjä

Vuolle Setlementti ry
Pikku-Iikan katu 6
90120 Oulu
vuolle@vuolleoulu.fi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii koulutusjohtaja Erja Stolt, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

4. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rekisteriasioita hoitava henkilö on opintotoimiston vastaava Marjo Klytseroff.

Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

5. Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

6. Rekisterin tietosisältö

Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset.
Henkilötunnus opettajille pakollinen.
Henkilötunnus ryhmän osallistujalle pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.
Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.
Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.
Kotikunta tilastointia varten.
Puhelinnumero pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.
Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.

Lisäksi opistoilla:
Tutkinto tilastointia varten (OPH).
Pääasiallinen toiminta tilastointia varten (OPH).
Äidinkieli tilastointia varten pakollinen (OPH).
Sukupuoli tilastointia varten pakollinen (OPH).

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä.
Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.

8. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

11. Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tietokannassa.

Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti tietosuojalain asettaman määräajan puitteissa Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.

Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.

13. Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

14. Rekisteröidyn informointi

Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.

15. Rekisterihallinto

Vuolle Setlementti ry käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Vuolteen kansanopiston tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Vuolle Setlementti ry
Pikku-Iikan katu 6, 90120 Oulu
vuolle@vuolleoulu.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavaltuutettu Mika Pekkala
Pikku-Iikan katu 6, 90120 Oulu
mika.pekkala@vuolleoulu.fi

3. Rekisterin nimi

Visma InSchool Primus -järjestelmä

4. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus

Visma InSchool Primus -järjestelmä on kouluhallinnon kokonaisjärjestelmä, jolla hoidetaan Vuolteen kansanopiston opetustoimi. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää.

Tietojärjestelmän ydinohjelma on Visma InSchool Primus.

Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma.

5. Rekisterin tietosisältö

Vuolteen kansanopiston Primus sisältää seuraavat henkilörekisterit: opiskelijarekisteri (sis. edustaja- tai huoltajatiedot), opettajarekisteri ja muu opetustoimen henkilökuntarekisteri. Henkilötietoja on mukana myös mm. arvioinnin rekisterissä sekä pedagogisten asiakirjojen, tukitoimien, työssäoppimisten, näyttöjen ja osaamisen tunnustamisen rekistereissä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tärkeimmät tietolähteet ovat opettajat ja opiskelijat (ja heidän huoltajat/edustajat). Tietoja saadaan myös opiskelijoiden aiemmista oppilaitoksista, TE-toimistosta sekä kaupunkien/kuntien sosiaalitoimesta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tiettyjä henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille, esim. KOSKI-palveluun ja Koulutusporttiin. Tarvittaessa myös Kansaneläkelaitokselle, sosiaalitoimelle tai TE-toimistolle. Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, esim. jatko-opintoihin pyrkimistä varten. Joitakin tietoja voidaan myös julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla (esim. valokuvat, jos opiskelija antanut kuvien julkaisuluvan). Henkilö voi kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Käyttöoikeudet on annettu käyttäjäryhmittäin. Käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan tekemällä tarkastuspyyntö henkilökohtaisesti kohdassa 2 mainitulle rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle allekirjoitetulla tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla tai käynnillä rekisterinpitäjän luona.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon, jota rekisteröity ei itse voi muokata.