Tämä on Vuolle Setlementti ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22, 30 ja 34 artikla) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.
Vuolle Setlementti ry
Nahkatehtaankatu 2
90130 Oulu
vuolle@vuolleoulu.fi
Henkilötietojen käsittelijä: Vuolle Setlementti ry:n (Y-tunnus 0195032-2) eri toimialueet.
Tietosuojavastaava Pirjo Kurkela, p. 044 786 1632.
Vuolle Setlementti ry:n (Vuolteen opiston ja hyvinvointipalveluiden) asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Vuolteen asiakkaan ja Vuolteen välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.
Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 tarkemmin kuvattuna tarkemmin tietojen profilointitarkoitukset.
Tiedot poistetaan Vuolteen henkilötietojärjestelmistä, kun käyttötarkoitus tai lainvelvoittama säilytysaika päättyy tai asiakas/käyttäjä haluaa ne poistettavan eikä sille ole lainmukaista estettä.
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjiltä, opiskelijatietoja voidaan täydentää myös opetushenkilöstön toimesta ja viranomaisilta saatavan tiedon vuoksi.
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Vuolle voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.
Profilointi ei tarkoita henkilötietojen vertailua tai henkilökohtaisten tietojen luovuttamista vaan tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tämä voi tarkoittaa asiakassuhteen katkeamista. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Vuolteeseen.
Päivitetty 20.5.2018
Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi).
Vuolle Setlementti ry
Nahkatehtaankatu 2
90130 Oulu
vuolle@vuolleoulu.fi
Rekisterin vastuuhenkilönä toimii koulutusjohtaja Erja Stolt, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.
Rekisteriasioita hoitava henkilö on opintotoimiston vastaava Marjo Klytseroff.
Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.
Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.
Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.
Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.
Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.
Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.
Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset.
Henkilötunnus opettajille pakollinen.
Henkilötunnus ryhmän osallistujalle pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.
Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.
Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.
Kotikunta tilastointia varten.
Puhelinnumero pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.
Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
Lisäksi opistoilla:
Tutkinto tilastointia varten (OPH).
Pääasiallinen toiminta tilastointia varten (OPH).
Äidinkieli tilastointia varten pakollinen (OPH).
Sukupuoli tilastointia varten pakollinen (OPH).
Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä.
Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.
Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.
Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.
Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.
Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tietokannassa.
Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti tietosuojalain asettaman määräajan puitteissa Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.
Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.
Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.
Vuolle Setlementti ry käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.
Vuolle Setlementti ry
Nahkatehtaankatu 2, 90130 Oulu
vuolle@vuolleoulu.fi
Tietosuojavaltuutettu Pirjo Kurkela
Nahkatehtaankatu 2, 90130 Oulu
pirjo.kurkela@vuolleoulu.fi, p. 044-7861632
Visma InSchool Primus -järjestelmä
Visma InSchool Primus -järjestelmä on kouluhallinnon kokonaisjärjestelmä, jolla hoidetaan Vuolteen kansanopiston opetustoimi. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää.
Tietojärjestelmän ydinohjelma on Visma InSchool Primus.
Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma.
Vuolteen kansanopiston Primus sisältää seuraavat henkilörekisterit: opiskelijarekisteri (sis. edustaja- tai huoltajatiedot), opettajarekisteri ja muu opetustoimen henkilökuntarekisteri. Henkilötietoja on mukana myös mm. arvioinnin rekisterissä sekä pedagogisten asiakirjojen, tukitoimien, työssäoppimisten, näyttöjen ja osaamisen tunnustamisen rekistereissä.
Tärkeimmät tietolähteet ovat opettajat ja opiskelijat (ja heidän huoltajat/edustajat). Tietoja saadaan myös opiskelijoiden aiemmista oppilaitoksista, TE-toimistosta sekä kaupunkien/kuntien sosiaalitoimesta.
Tiettyjä henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille, esim. KOSKI-palveluun ja Koulutusporttiin. Tarvittaessa myös Kansaneläkelaitokselle, sosiaalitoimelle tai TE-toimistolle. Tietoja voidaan harkinnanvaraisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, esim. jatko-opintoihin pyrkimistä varten. Joitakin tietoja voidaan myös julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla (esim. valokuvat, jos opiskelija antanut kuvien julkaisuluvan). Henkilö voi kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
Emme siirrä henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden ulkopuolelle.
Tietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Käyttöoikeudet on annettu käyttäjäryhmittäin. Käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan tekemällä tarkastuspyyntö henkilökohtaisesti kohdassa 2 mainitulle rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle allekirjoitetulla tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla tai käynnillä rekisterinpitäjän luona.
Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon, jota rekisteröity ei itse voi muokata.