Tietosuoja

Tämä on Vuolle Setlementti ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016 12-22, 30 ja 34 artikla) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Vuolle Setlementti ry
Nahkatehtaankatu 2
90130 Oulu
vuolle@vuolleoulu.fi

Henkilötietojen käsittelijä: Vuolle Setlementti ry:n (Y-tunnus 0195032-2) eri toimialueet.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt

Tietosuojavastaava Pirjo Kurkela, p. 044 786 1632.

3. Rekisterin nimi

Vuolle Setlementti ry:n (Vuolteen opiston ja hyvinvointipalveluiden) asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Vuolteen asiakkaan ja Vuolteen välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen, opiskelijoiden asiakaspalvelun sekä vuorovaikutuksen ja niihin liittyvän viestinnän hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
  • Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi, opintorekistereiden ylläpito sekä muut Vuolteen toiminnan ylläpitämisen ja kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
  • Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 tarkemmin kuvattuna tarkemmin tietojen profilointitarkoitukset.

5. Tietosisältö

  • Oppilastietoina on tallennettuna henkilön nimi, sukupuoli, henkilötunnus (tai oppijanumero, mikäli ei henkilötunnusta), osoite, kotimaa, puhelinnumero, sähköpostiosoite, äidinkieli, kotikunta, kansalaisuus, Suomeen muuttopäivä, valokuva, koulutustausta, opiskelijan opiskelusuunnitelma, kurssivalinnat ja -suoritukset, koe- ja kurssiarvosanat, poissa- ja läsnäolomerkinnät, allergiat ja ruokavaliot, opiskeluaika, opiskelijakohtainen muistio sekä huoltaja- tai edustajatiedot.
  • Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, kulloinkin voimassa olevan asiakkuuden voimassaoloaika, sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa.
  • Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot esim. asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot.
  • Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.
  • Tietoa henkilöistä, jotka ovat palvelleet rekisteröityä. Ammattihenkilöitä, palveluita, toimintayksiköitä ja muita seikkoja koskevia muita toivomuksia tai muistiinpanoja.
  • Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
  • Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
  • Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
  • Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

Tiedot poistetaan Vuolteen henkilötietojärjestelmistä, kun käyttötarkoitus tai lainvelvoittama säilytysaika päättyy tai asiakas/käyttäjä haluaa ne poistettavan eikä sille ole lainmukaista estettä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjiltä, opiskelijatietoja voidaan täydentää myös opetushenkilöstön toimesta ja viranomaisilta saatavan tiedon vuoksi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

10. Profilointi

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Vuolle voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profilointi ei tarkoita henkilötietojen vertailua tai henkilökohtaisten tietojen luovuttamista vaan tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tämä voi tarkoittaa asiakassuhteen katkeamista. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

12. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Vuolteeseen.

  • Sähköpostitse: vuolle@vuolleoulu.fi
  • Postitse tai tulemalla osoitteeseen: Nahkatehtaankatu 2, 2krs, 90130 OULU.
  • Vuolle Setlementti ry voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.